מרימים אירוע? ארבע נקודות חשובות שאסור לשכוח!

ברור למדי כי הרכבו של אירוע משתנה בהתאם לסוגו, לאופיו, לגיל חתן/כלת האירוע ולגילם של המוזמנים. אולם, למרות הכל, ניתן למצוא מספר מאפיינים משותפים בין מסיבת רווקות סוערת, מסיבת חתונה עליזה, בר מצווה מרגשת או, אפילו, מסיבת פרישה מלאת תוכן ממקום עבודה. ישנם מספר אלמנטים ההכרחיים לקיומו של כל אירוע, אשר בלעדיהם, אם האירוע יצליח, איכשהו, להמריא, הוא יתרסק מהר מאד. וברור שזה איננו משהו שאתם רוצים עבור אירוע שאתם מתכננים, מארגנים ועמלים עליו במשך חודשים.

רשימת מוזמנים לאירוע

ההזדמנות שלכם להפגין את מלוא היכולות הדיפלומטיות, לבחון את הזיכרון לטווח הרחוק ("אסור להושיב את דודה מרים ליד דוד משה! ביוני 1967 הם רבו על בקבוק חלב!" J), את יכולתכם להסתדר עם משוואה מרובת נעלמים ("כמה שולחנות עגולים עם שישה מקומות כל אחד ניתן למלא עם 200 מוזמנים, ש-150 מהם אינם מדברים האחד עם השני?"), את בקיאותכם באידיאולוגיות (מי צמחוני, מי טבעוני), ברמות כשרות ("בד"ץ זה יותר מחמיר מ"כשר למהדרין" או פחות?") ואף את התמצאותכם באלרגיות וברגישויות השונות (אלרגיה לחצילים, אלרגיה לבוטנים, רגישות לגלוטן, רגישות ללקטוז וכד'). כאן, נעצור לרגע כדי לומר אמת עצובה וכואבת – בלתי אפשרי לרצות את כולם, פשוט בלתי אפשרי. כל מה שתוכלו לעשות הוא את המרב שלכם ומשם – רק לקוות לטוב.

השכרת ציוד לאירועים

ניתן למצוא סוגי ציוד רבים, אשר כולם מסתתרים תחת הביטוי "ציוד לאירועים": מציוד חימום המזון המיועד להגשת מזנון ועד לציוד הגברה או תאורה מקצועי. יש לוודא איזה מסוגי הציוד מסופקים על ידי האולם בו נערך האירוע, איזה ציוד מגיע יחד עם אנשי המקצוע ששכרתם (לדוגמה מפעיל קריוקי, קייטרינג וכד') ולהשגתו של איזה ציוד אתם אחראים. חשוב מאד, ללא קשר לסוג הציוד, לשכור את הציוד הנדרש מחברת השכרת ציוד לאירועים שלה ניסיון והיא נחשבת למקצועית בתחומה.

משקאות ומזון

כאן, שוב צץ ועולה הצורך בהתחשבות בכמה שיותר מוזמנים עם אידיאולוגיות, אמונות ומגבלות שונות. נסו ליצור מגוון גדול ככל האפשר, אשר מתוכו, כל אחד יוכל להרכיב לעצמו משהו לאכול. דרך חלופית לכך, הוא לשכור חברת קייטרינג המתמחה באירועים מהסוג שלכם, לספק לה את כל הנתונים הידועים לכם ולהותיר להם את הדילמה שבהרכבת התפריט האידיאלי.

המוסיקה המלווה את האירוע

אם אינכם עורכים אירוע על טהרת המוסיקה (כערב קריוקי או מסיבת ריקודים), יתכן שתתפתו לטפל בנושא המוסיקה בעצמכם, מתוך המחשבה המוטעה ש"כמה קשה זה כבר יכול להיות?". ובכן, זה קשה, קשה מאד. במיוחד באירועים המכילים שכבות גיל שונות אשר לכל אחת מהן טעם משלה וז'אנר מועדף. נסו להגיע לרמת איזון מסוימת בין שכבות הגיל השונות, בהתחשב בכמות הנהנים מז'אנר מסוים.

אל תתביישו לבקש רשימת ממליצים, אחרי הכל, מדובר בהצלחתו של האירוע שלכם!